Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością coraz rzadziej przypomina zarządzanie dokumentami przechowywanymi w segregatorach. Wspólnicy pracują zdalnie, członkowie zarządów przebywają w różnych miastach, a nierzadko także w różnych krajach. Mimo to część przepisów Kodeksu spółek handlowych nadal wymaga zachowania formalności, które nie zawsze odpowiadają realiom współczesnego biznesu.
Właśnie dlatego ustawodawca zdecydował się na kolejne zmiany w Kodeksie spółek handlowych. Celem nowelizacji jest dalsza cyfryzacja procesów korporacyjnych oraz ograniczenie obowiązków formalnych związanych z funkcjonowaniem spółek z o.o. Choć zmiany nie mają charakteru rewolucyjnego, dla wielu przedsiębiorców mogą oznaczać realne uproszczenie codziennego zarządzania spółką.
Cyfryzacja spółek z o.o. to stały trend
Od kilku lat można zaobserwować wyraźny trend polegający na stopniowym odchodzeniu od papierowej formy funkcjonowania spółek. Wprowadzenie elektronicznego KRS, możliwości rejestracji spółek przez internet czy odbywania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej było jedynie początkiem zmian.
Ostatnia nowelizacja Kodeksu spółek handlowych wpisuje się w ten sam kierunek. Ustawodawca zauważył bowiem, że część obowiązujących przepisów wymaga zachowania formy pisemnej nawet w sytuacjach, gdy wspólnicy i tak komunikują się wyłącznie drogą elektroniczną.
W praktyce prowadziło to do dość kuriozalnych sytuacji. Wspólnik mieszkający za granicą otrzymywał dokument drogą elektroniczną, drukował go, podpisywał, skanował i odsyłał z powrotem. Formalnie wszystko odbywało się zgodnie z przepisami, choć trudno było znaleźć racjonalne uzasadnienie dla takiego poziomu formalizmu.
Nowe regulacje mają ten problem ograniczyć.
Łatwiejsze zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników
Dotychczas art. 238 § 1 Kodeksu spółek handlowych przewidywał możliwość zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników za pomocą poczty elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia przez wspólnika pisemnej zgody wraz ze wskazaniem adresu e-mail. Nowelizacja odchodzi od wymogu formy pisemnej, zastępując ją formą dokumentową. Oznacza to, że zgoda będzie mogła zostać skutecznie wyrażona również za pomocą wiadomości elektronicznej pozwalającej na ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Po zmianach wystarczająca będzie forma dokumentowa. W praktyce może to oznaczać zwykłą wiadomość e-mail, o ile pozwala ona na ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dla wielu spółek może wydawać się to drobną zmianą. W rzeczywistości jednak jest to kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji komunikacji korporacyjnej.
Elektroniczne pełnomocnictwa
Kolejna zmiana dotyczy pełnomocnictw udzielanych przez wspólników do udziału w zgromadzeniu wspólników.
Zmiana obejmuje również art. 243 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Dotychczas pełnomocnictwo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu wymagało formy pisemnej pod rygorem nieważności. Po nowelizacji wystarczająca będzie forma dokumentowa, co znacząco upraszcza reprezentację wspólników, zwłaszcza w spółkach o rozproszonej strukturze właścicielskiej.
To rozwiązanie może okazać się szczególnie istotne dla spółek, których wspólnicy mieszkają za granicą lub często podróżują służbowo. W wielu przypadkach pozwoli ono uniknąć niepotrzebnych opóźnień i kosztów związanych z przesyłaniem dokumentów.
Mniej formalności nie oznacza mniejszego ryzyka
Informacje o nowych przepisach często przedstawiane są jako kolejne uproszczenie dla przedsiębiorców. Jest w tym sporo prawdy, jednak warto pamiętać, że zmniejszenie formalizmu nie zawsze oznacza zmniejszenie ryzyka prawnego.
Wręcz przeciwnie.
Im mniej wymogów formalnych przewidują przepisy, tym większego znaczenia nabiera prawidłowe dokumentowanie przebiegu poszczególnych czynności korporacyjnych.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której jeden ze wspólników kwestionuje prawidłowość zwołania zgromadzenia. Jeżeli komunikacja odbywała się wyłącznie drogą elektroniczną, kluczowe znaczenie może mieć możliwość wykazania, kiedy wiadomość została wysłana, na jaki adres i czy rzeczywiście dotarła do adresata.
Podobne problemy mogą pojawić się w przypadku pełnomocnictw. Sam fakt dopuszczenia formy dokumentowej nie oznacza jeszcze, że każdy sposób przesłania dokumentu będzie równie bezpieczny z punktu widzenia ewentualnego sporu.
Dlatego przedsiębiorcy nie powinni traktować nowych regulacji wyłącznie jako sposobu na ograniczenie formalności. Równie ważne jest odpowiednie uporządkowanie procedur wewnętrznych i zasad dokumentowania podejmowanych działań.
Nie każda umowa spółki nadąża za zmianami
W praktyce wielu wspólników skupia się na samych przepisach Kodeksu spółek handlowych, zapominając o treści umowy spółki.
Tymczasem to właśnie tam bardzo często znajdują się dodatkowe regulacje dotyczące sposobu zawiadamiania wspólników, organizacji zgromadzeń czy wykonywania praw korporacyjnych. Może się więc okazać, że mimo liberalizacji przepisów KSH konkretna spółka nadal będzie związana bardziej rygorystycznymi rozwiązaniami wynikającymi z własnej umowy.
Zdarza się również, że postanowienia umów spółek były przygotowywane wiele lat temu i nie uwzględniają obecnych możliwości technologicznych. W efekcie wspólnicy korzystają z nowoczesnych narzędzi komunikacji, ale formalnie działają w oparciu o regulacje dostosowane do realiów sprzed kilkunastu lat.
Dlatego wejście w życie nowych przepisów może być dobrym momentem do kompleksowego przeglądu dokumentacji korporacyjnej.
Co powinni zrobić wspólnicy i zarządy spółek?
Choć nowe regulacje mają charakter upraszczający, nie warto ograniczać się wyłącznie do śledzenia terminów wejścia w życie poszczególnych zmian.
Znacznie rozsądniejszym rozwiązaniem jest wcześniejsze sprawdzenie, czy obecnie funkcjonujące procedury odpowiadają rzeczywistym potrzebom spółki.
W szczególności warto przeanalizować treść umowy spółki, sposób organizacji zgromadzeń wspólników oraz zasady komunikacji pomiędzy wspólnikami a zarządem. W wielu przypadkach może się okazać, że największe usprawnienia nie wynikną bezpośrednio z nowelizacji KSH, lecz z odpowiedniego dostosowania wewnętrznych procedur do nowych możliwości przewidzianych przez ustawodawcę.
Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych nie zmieni fundamentalnych zasad funkcjonowania spółek z o.o. Może jednak sprawić, że wiele codziennych czynności korporacyjnych stanie się szybszych, prostszych i lepiej dostosowanych do realiów współczesnego biznesu. A to dla przedsiębiorców często oznacza znacznie więcej niż kolejny rozbudowany pakiet zmian legislacyjnych.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi spółki z o.o.?
W Kancelarii Legato na co dzień doradzamy wspólnikom, członkom zarządów i przedsiębiorcom prowadzącym działalność w formie spółek handlowych. Przygotowujemy i aktualizujemy umowy spółek, wspieramy przy organizacji zgromadzeń wspólników, sporządzamy dokumentację korporacyjną oraz pomagamy ograniczać ryzyka związane ze sporami między wspólnikami.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy dokumentacja Twojej spółki jest dostosowana do aktualnych przepisów i planowanych zmian w KSH, skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy audyt korporacyjny i wskażemy rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.